У логиста утро начинается с звонка: «Где машина?» Пока диспетчер обзванивает водителей и сводит Excel, рейс уже стоит на погрузке, а клиент ждёт подтверждения. Без единого экрана KPI вы управляете не парком, а догадками.
Ниже - двенадцать метрик, которые закрывают 80% вопросов владельца и операционного директора: от загрузки до себестоимости рейса. Для каждой - где брать данные (1С, GPS, TMS) и что сделать на этой неделе. См. также чек-лист рабочего дашборда - те же принципы «один экран - одно решение».
1. Загрузка парка
Доля машин в рейсе от доступного парка за период. Формула: (машино-смены в работе / машино-смены в парке) × 100%. Норма зависит от сегмента: FTL часто 75-85%, городская развозка ниже из-за коротких рейсов.
Как проверить: сравните GPS-пробег «в движении по заказу» с календарём доступности из 1С или табеля. Разрыв больше 10 п.п. - часть машин «в парке на бумаге», но не в учёте.
Что сделать: заведите статус «доступна / в рейсе / ТО / простой» в одной системе и обновляйте автоматически из GPS и заказов.
2. Простой транспорта
Время, когда машина не в рейсе и не на плановом ТО: стоянка на базе, ожидание заказа, поломка без замены. Считают в часах на машину в месяц или в процентах от рабочего времени.
Как проверить: постройте таймлайн по GPS за неделю для пяти случайных ТС. Блоки «стоит, двигатель выключен, заказа нет» дольше 4 часов в рабочий день - это простой, не «отдых водителя».
Что сделать: порог простоя в правилах диспетчеризации: алерт, если машина без рейса больше N часов в будни.
3. Соблюдение сроков доставки
Доля рейсов, доставленных в согласованное окно (дата/час). База - факт прибытия из GPS или отметка водителя, план - из заказа в 1С или TMS.
Как проверить: возьмите 20 последних рейсов с претензиями клиентов. Сколько из них формально «в срок» по вашим же данным? Если расхождение - срок доставки считают не так, как клиент.
Что сделать: зафиксируйте определение: «в срок» = прибытие на точку разгрузки до HH:MM по местному времени, не «выехал со склада».
4. Себестоимость рейса
Полная стоимость одного рейса: топливо, ЗП водителя (или сдельная часть), платные дороги, амортизация/аренда, простой на погрузке. Делят на километраж или на заказ - главное, одна методика для всех направлений.
Как проверить: посчитайте вручную три рейса «вручную Excel» и три из 1С. Расхождение больше 7-10% - в учёте не хватает статей (простой, возврат порожняком).
Что сделать: шаблон калькуляции в 1С или таблице с обязательными полями; без него нельзя закрыть рейс.
5. Пробег на рубль выручки
Обратный показатель эффективности: выручка по рейсу / км или руб выручки на 1 км пробега. Показывает, не крутите ли вы холостые километры ради «загрузки парка».
Как проверить: топ-5 и пять худших маршрутов за месяц по этому KPI. Если худшие маршруты повторяются - проблема в планировании, не в «плохих водителях».
Что сделать: правило планирования: новый маршрут не вводим без расчёта пробега порожняком и минимального порога выручки на км.
6. Своевременность выезда
Разница между плановым временем выезда со склада/базы и фактом по GPS. Влияет на цепочку сроков дальше по маршруту.
Как проверить: медиана опоздания выезда по утренним рейсам за две недели. Если больше 30 минут - узкое место на погрузке или в очереди на документы.
Что сделать: KPI для склада: «готовность к выезду к T-15» синхронно с диспетчерской.
7. Дисциплина GPS-трекинга
Доля машин с непрерывным сигналом в рабочее время и доля рейсов с полным треком. Без этого остальные KPI недостоверны.
Как проверить: отчёт «пробелы в треке» за 7 дней. Больше 5% времени без координат на активной машине - сначала чините телематику, потом штрафуете водителей.
Что сделать: регламент: нет GPS - рейс не закрывается автоматически, только после ручной сверки.
8. Загрузка по тоннажу и объёму
Не только «машина занята», но и % использования грузоподъёмности и кубатуры. Пустой полуприцеп на длинном плече - загрузка парка 100%, маржа нет.
Как проверить: из накладных 1С возьмите вес/объём и сравните с паспортом ТС по рейсам. Средняя загрузка ниже 60% на ключевых направлениях - дорабатывайте консолидацию.
Что сделать: дашборд: загрузка парка в штуках и в тоннах - два рядом, не один.
9. Простой на погрузке и разгрузке
Время стоянки на точках: (время убытия − время прибытия) − норматив. Отдельно погрузка и разгрузка - разные виновники (склад клиента vs ваш документооборот).
Как проверить: топ-10 точек с максимальным временем стоянки за месяц. Одна и та же точка в списке - переговоры с контрагентом или смена окна.
Что сделать: включите простой на точке в калькуляцию себестоимости рейса - иначе «дешёвый» клиент с долгой разгрузкой съедает маржу.
10. Доля порожних пробегов
Километры без груза / все километры. Критично для FTL и междугородки. GPS даёт факт, 1С - привязку к заказу.
Как проверить: постройте карту «рейс → следующий рейс» для хабовой логистики. Порожняк между хабами больше 25% - нужна обратная загрузка или смена схемы подачи.
Что сделать: KPI диспетчера: не только «закрыл заявки», но и «снизил порожний км на направлении».
11. Простои по поломке и ТО
Часы вне рейса из-за ремонта и планового ТО. Отдельно от «простоя без заказа» - иначе смешиваете управленческие и технические потери.
Как проверить: журнал ремонтов vs простой GPS. Машина «в ТО» в 1С, но ездит по городу - учёт врёт.
Что сделать: статус ТО блокирует назначение на рейс в TMS/1С автоматически.
12. Маржа по направлению и клиенту
Выручка минус полная себестоимость рейсов (п. 4) в разрезе клиента, маршрута, типа ТС. Без этого загрузка парка растёт, а прибыль падает.
Как проверить: три клиента с лучшим оборотом и три с лучшей маржой - совпадают ли списки? Часто топ по выручке - антилидер по марже.
Что сделать: ежемесячный разрез «оборот / маржа / соблюдение сроков» на одном экране для коммерции и операций.
Красные флаги: когда KPI не работают
- GPS и 1С показывают разное время прибытия - спорят неделями, а не чинят источник.
- «Загрузка парка» считают по заявкам, а не по факту GPS.
- срок доставки без учёта простоя на разгрузке у клиента - клиент прав, вы «в зелёной зоне».
- Себестоимость рейса без топлива и платных дорог - красивая маржа на бумаге.
- Двадцать метрик в Excel, ноль алертов в операционный чат.
- Нет владельца методики: бухгалтерия считает по-своему, диспетчерская по-своему.
С чего начать на этой неделе
- Выберите 4 KPI из списка: загрузка парка, соблюдение сроков, себестоимость рейса, простой - минимальный набор для ежедневно.
- Сопоставьте источники: что уже есть в 1С, что только в GPS, что только в голове диспетчера.
- Сверьте один рейс от начала до конца вручную - от заказа до закрытия - и зафиксируйте расхождения.
- Соберите прототип экрана на этих четырёх цифрах, даже если остальное потом.
- Через 7 дней спросите: «По какому KPI приняли решение?» - если ни по одному, экран перегружен или цифры не доверяют.
В кейсе дашборда автопарка мы выводили те же метрики из 1С и GPS на один экран для владельца и диспетчерской - без утренней сводки в чат.
Нужно понять, какие KPI посчитать первыми под ваш парк? Оставьте заявку - за 30-60 минут разберём 1С, GPS и скажем, с чего собрать рабочий экран.