РОП открывает утро с шести вкладками Excel: план, факт, дозвоны, воронка, просрочки, «сводка Иванова». К обеду цифры уже не сходятся с CRM - и решение снова откладывается до «когда аналитик выгрузит».
Пять метрик ниже - не полный аналитический зоопарк, а минимальный набор, по которому видно: команда выполняет план, воронка не дырявая, менеджеры дозваниваются. Формулы, источники и частота обновления - в одной таблице. Остальное - детализация по клику, не главный экран.
Чек-лист «живого» дашборда - в «Дашборд, которым пользуются каждый день». Если CRM уже есть, а отчёты всё ещё в таблицах - сравнение подходов в «Excel vs дашборд».
1. Дозвон и контакт с лидом
Без контакта нет воронки. Смотрим не «сколько звонков», а доля лидов, с которыми связались в установленный срок.
Формула:
Дозвон % = Лиды с успешным контактом за период / Все новые лиды за период × 100%
Как проверить: возьмите 20 случайных лидов за вчера - в CRM есть отметка «дозвон» или первый осмысленный исход (не «недозвон» без повтора).
Что сделать: зафиксируйте срок первого контакта (например, за 2 часа в рабочее время) и считайте просрочку отдельным сигналом.
2. КЭВ (квалифицированные возможности)
Лид «живой», если есть бюджет, срок, ЛПР или ваш критерий BANT/MEDDIC в упрощённом виде.
Формула:
Конверсия в КЭВ % = Сделки, переведённые в этап «КЭВ» за период / Новые лиды за период × 100%
Как проверить: два менеджера независимо помечают 10 сделок - совпали критерии квалификации.
Что сделать: один этап воронки «Квалификация пройдена» с обязательными полями. Без полей - этап не закрыть, иначе КЭВ раздувается.
3. Конверсия по этапам воронки
Не одна «конверсия в продажу», а переходы между этапами: лид → КЭВ → КП → оплата.
Формула (между этапами A и B):
Конверсия A→B % = Сделки, дошедшие до B / Сделки, входившие в A за тот же когортный период × 100%
Как проверить: на одном периоде (неделя) сумма «вошли в этап» ≥ сумме «вышли в следующий» - иначе двойной учёт или путаница с датами.
Что сделать: постройте таблицу 4-6 этапов и одну конверсию между соседними. Провал на одном переходе - точка работы РОПа, не «плохие продажи вообще».
4. Средний цикл сделки
Сколько дней от создания до «Успешно реализовано». Длинный цикл при нормальной конверсии - узкое место в согласовании или КП, не в лидах.
Формула:
Средний цикл (дней) = Σ (дата закрытия − дата создания) по выигранным сделкам / Число выигранных сделок
Как проверить: медиана не сильно отличается от среднего. Если отличается - на экране показывайте медиану, чтобы один «зависший» гигант не ломал картину.
Что сделать: отдельно цикл по сегментам (крупный/мелкий клиент, канал) - хотя бы два разреза, не десять.
5. План-факт по выручке (или марже)
Владелец и РОП сходятся на одной цифре плана на месяц.
Формула:
Выполнение плана % = Факт выручки (или маржи) за период / План за период × 100%
Как проверить: цифра на дашборде = цифра в CRM при фильтре «оплаченные/закрытые» - без ручных поправок в Excel.
Что сделать: план в CRM или система отчётов с тем же источником, что факт. Ручная «корректировка плана» в таблице - источник утренних споров.
Таблица: метрика, источник, частота
| Метрика | Источник данных | Как часто смотреть |
|---|---|---|
| Дозвон % | CRM: лиды, задачи, звонки (телефония) | Ежедневно, утро |
| Конверсия в КЭВ % | CRM: этапы, даты перехода | Ежедневно |
| Конверсия A→B % | CRM: история этапов / воронка | 2-3 раза в неделю |
| Средний цикл | CRM: даты создания и закрытия | Еженедельно |
| План-факт % | CRM + план (таблица или система отчётов) | Ежедневно, итог - в конце недели |
Если источник «выгрузка раз в неделю» - это не утренний KPI, а архив. Для операционки нужен автообновляемый слой, как в кейсе CRM-дашборда: один экран для РОПа и владельца вместо шести файлов.
Детализация по клику: что открывать по клику
Главный экран - 5 чисел и 1 график воронки. По клику:
- Дозвон → список лидов без контакта в срок, менеджер, канал.
- КЭВ → сделки, зависшие до квалификации, причина отказа.
- Конверсия этапа → сделки, «застрявшие» дольше N дней на этапе.
- Цикл → топ-10 самых долгих активных сделок.
- План-факт → разрез по менеджеру и продукту.
Правило: каждая детализация по клику заканчивается действием (задача в CRM, созвон, смена этапа), а не ещё одним отчётом.
Когда пяти метрик мало (и когда их уже много)
Добавляйте шестую и седьмую метрику только если по пяти уже принято решение за месяц. Типичные дополнения: прогноз по воронке сделок (взвешенная сумма), повторные продажи, отказы по причине.
Не нужен отдельный «утренний» KPI, если:
- сделок меньше 10 в месяц - хватит списка в CRM;
- этапы воронки меняются каждую неделю - сначала стабилизируйте процесс;
- менеджеры не вносят исходы звонков - сначала дисциплина, потом дашборд.
С чего начать на этой неделе
- Выпишите ваши реальные этапы воронки (4-6 штук, как в CRM).
- Сопоставьте пять метрик выше - какая уже считается, какая «в голове у РОПа».
- Выберите один источник правды - CRM, не Excel.
- Соберите один экран с план-фактом и дозвоном - остальное вторым шагом.
Нужен разбор вашей воронки и полей CRM? Оставьте заявку - за одну сессию наметим пять KPI и структуру детализации по клику под вашу модель продаж.